Kompletny wniosek należy złożyć do PNWM najpóźniej na trzy miesiące przed rozpoczęciem programu. Po zrealizowaniu programu mają Państwo dwa miesiące na jego rozliczenie.

Ponieważ polski i niemiecki partner wspólnie organizują i realizują projekt zalecamy również wspólne wypełnienie i złożenie wniosku. Dopuszczamy jednak możliwość przesłania formularzy osobno przez każdą ze stron.

Na miejsce składania wniosku (i następnie rozliczenia) nie ma wpływu miejsce realizacji programu, ale rodzaj organizowanej wymiany. Jeśli organizują Państwo wymianę szkolną (tzn. niemiecki partner jest szkołą) proszę przesłać wniosek do biura warszawskiego PNWM. Jeśli wymianę pozaszkolną (także sportową) - proszę przesłać wniosek do biura w Poczdamie.

Ale uwaga: niektóre wnioski rozpatrują nasze jednostki centralne (np. euroregiony, jednostki landowe), wtedy należy kontaktować się bezpośrednio z nimi. Aby sprawdzić, do której jednostki Państwo należą, proszę skorzystać z naszej wyszukiwarki.

Jednostka centralna jest dla PNWM instytucją partnerską, która dysponuje określoną częścią budżetu Organizacji i na określonym obszarze odpowiada za rozpatrywanie wniosków oraz dofinansowanie projektów wymian. I tak np. są jednostki centralne odpowiedzialne za dany kraj związkowy w Niemczech, euroregion, za organizacje i szkoły katolickie, czy też grupy harcerskie itd. Jeśli mają Państwo problem z przyporządkowaniem swojej organizacji do odpowiedniej jednostki centralnej, proszę skorzystać z naszej wyszukiwarki.

Decydująca w tej kwestii jest informacja, kim jest niemiecki partner spotkania. Jeśli jest nim szkoła (ewentualnie stowarzyszenie nadzorujące lub wspierające szkołę) mówimy wówczas o wymianie uczniów. We wszystkich innych przypadkach mamy do czynienia z pozaszkolną wymianą młodzieży.

Formularz wniosku można wypełnić w języku polskim lub niemieckim.

Aby zarejestrować wniosek w PNWM dopuszczamy potwierdzenie przesłane faksem. Jednak jak naszybciej należy dosłać oryginalne potwierdzenia obu partnerów (podpisy i pieczątki) pocztą.

Podane we wniosku konto musi należeć do wnioskodawcy lub organu nadzorującego daną instytucję (np. ośrodki samorządu terytorialnego). W przypadku szkół możliwe jest posługiwanie się kontem rady rodziców.

PNWM przyznaje konkretne sumy na poszczególne części realizowanego programu. Są to właśnie tzw. stawki zryczałtowane. Aktualna wysokość stawek znajduje się w Wytycznych wspierania PNWM.

Maksymalną wysokość dofinansowania kosztów podróży mogą Państwo sprawdzić w Wytycznych PNWM, załącznik 2b. Mogą również Państwo skorzystać z naszego kalkulatora kosztów podróży - wystarczy podać kod pocztowy miejsca wyjazdu i realizacji programu, aby otrzymać kwotę przysługującą na jednego uczestnika (tam i z powrotem). Uczestnicy z kraju trzeciego mogą otrzymać dofinansowanie do kosztów podróży od granicy z Polską lub Niemcami do miejsca realizacji programu.

Rozliczając projekt, należy wymienić (najlepiej tabelarycznie) wszystkie poniesione koszty. W podobny sposób należy przedstawić źródła finansowania (dotacja PNWM, sponsorzy, inne środki, wkład własny). Ważne jest, by suma wszystkich wpływów (źródeł finansowania) była równa sumie wszystkich wydatków (kosztów).

Nie, rachunki potrzebne do rozliczenia dotacji powinny być wystawione na wnioskodawcę (organizatora spotkania).

Wraz z rozliczeniem powinni przesłać Państwo wyłącznie te kopie rachunków i faktur, o które poprosiliśmy w załączniku do decyzji wstępnej. Wymagamy jednak, by przechowywali Państwo oryginały wszystkich rachunków i faktur oraz całej dokumentacji przez pięć lat od zakończenia programu w celu ewentualnej kontroli.

Po realizacji programu należy wypełnić prawą stronę dokumentu „Arkusz kontrolny. Decyzja wstępna". Znajdują się tam pola do wpisania faktycznej liczby uczestników, liczby dni programu oraz przyznanej stawki dofinansowania na jedną osobę. W przypadku rozliczenia kosztów podróży należy wpisać liczbę uczestników oraz kwotę przyznanej stawki dofinansowania dla jednego uczestnika. Pole „liczba dni" pozostaje w tym przypadku puste.

Jeśli przyznaliśmy zaliczkę na Państwa projekt, przelewamy ją około cztery tygodnie przed rozpoczęciem programu. Ostateczną kwotę dofinansowania obliczamy po realizacji programu po sprawdzeniu przesłanych do nas dokumentów rozliczeniowych.