Den kompletten Förderantrag senden Sie spätestens drei Monate vor Beginn des Projekts an das DPJW. Nach Ende des Programms reichen Sie die Unterlagen zur Abrechnung innerhalb von zwei Monaten bei uns ein.

Da der deutsche und polnische Organisator die Begegnung gemeinsam durchführen, sollten sie den Antrag gemeinsam ausfüllen und an uns senden. Sie können bestimmte Seiten des Antrags jedoch getrennt an uns senden - etwa wenn die polnischen Partner eines Programms Zuschuss zu den Reisekosten beantragen.

Wo Sie den Antrag einreichen, hängt nicht vom Ort ab, an dem Sie Ihre Jugendbegegnung durchführen. Organisieren Sie eine Schülerbegegnung (d.h. der deutsche Projektpartner ist eine Schule), senden Sie den Antrag an das Warschauer DPJW-Büro. Im Falle eines nicht-schulischen Jugendaustausch (dazu zählt auch Sportaustausch), senden Sie den Antrag bitte an das DPJW-Büro Potsdam.

Eine Zentralstelle ist eine Partnerinstitution, der wir einen bestimmten Teil unseres Gesamtbudgets zuweisen, damit sie mit diesen finanziellen Mitteln Anträge an unser Statt bewilligt und Zuschüsse ausbezahlt. Bestimmte Zentralstellen sind etwa zuständig für Projektpartner (Antragssteller) aus einem bestimmten Bundesland, für katholische Organisationen und Schulen, für Pfadfinderverbände.
Unter Umständen sollten Sie Ihren Förderantrag direkt an eine bestimmte Zentralstelle senden und nicht an das DPJW. Auskunft darüber gibt Ihnen der Zentralstellen-Finder.

Darüber entscheidet der Status des deutschen Projektpartners. Wenn der deutsche Partner eine Schule ist (oder ein schulischer Verein), stufen wir die Begegnung als Schüleraustausch ein. In allen anderen Fällen handelt es sich um außerschulischen Jugendaustausch.

Den Antrag können Sie auf Deutsch oder auf Polnisch ausfüllen.

Sie können die Seite „Bestätigung" zunächst an uns faxen, damit uns der Antrag schnell vollständig vorliegt. Das Original müssen Sie später per Post nachreichen.

Das genannte Konto muss dem Antragssteller bzw. der betreffenden Organisation gehören. Im Falle eines Schüleraustauschs können Sie auch das Konto des Elternbeirats angeben. Sie dürfen keine private Bankverbindung angeben.

Das DPJW teilt für bestimmte Punkte des Programms bestimmte Förderbeträge zu, die so genannten Festlbeträge. Die genaue Höhe der Festbeträge finden Sie im Menüpunkt Projektförderung, Förderbeträge.

Die Höhe des Reisekostenzuschusses können Sie in unsern Richtlinien, Anhang 2b, prüfen. Oder Sie nutzen den Reisekostenrechner auf unserer Website. Sie geben darin die Postleitzahlen von Abfahrts- und Ankunftsort ein und erhalten den jeweiligen Förderbetrag pro Person (hin und zurück). Die Reisekosten von Teilnehmer aus einem dritten Land können wir ab der Grenze (Grenzübergang mit Polen oder Deutschland) bis zum Programmort bezuschussen.

Wenn Sie Ihr Projekt abrechnen, müssen Sie alle damit verbunden Kosten auflisten, am besten tabellarisch. In ähnlicher Weise müssen Sie die unterschiedlichen Finanzierungsquellen für Ihr Projekt auflisten (DPJW, andere Sponsoren, finanzielle Eigenleistung). Wichtig ist, dass die Summe aller Finanzierungsquellen am Ende der Summe der Ausgaben/Kosten entspricht.

Nein, die Rechnungen für die Abrechnung dürfen nicht auf das DPJW ausgestellt sein, sondern auf den Veranstalter.

Senden Sie an uns die Rechnungen, um die wir in der Bewilligung gebeten habe, in Kopie zu. Die Originale der Rechnungen sowie die gesamte Dokumentation des Projekts bewahren Sie jedoch fünf Jahre bei sich auf. Wir haben das Recht, Ihr Projekt innerhalb dieser fünf Jahre bei Bedarf zu überprüfen.

Nach Ende des Projekts füllen Sie bitte die rechte Seite des „Kontrollbogens. Eingangsentscheidung" aus. Dort finden Sie Felder, in denen Sie die Zahl der Teilnehmer, die Zahl der Programmtage sowie den bewilligten Förderbetrag pro Person eintragen können.
Wenn Sie die Reisekosten abrechnen, müssen Sie die Zahl der Teilnehmer (inkl. Betreuern) mit der Quote multiplizieren, die wir Ihnen für eine Person zugestanden haben. Das Feld „Anzahl der Tage" bleibt in diesem Fall leer.

Wenn wir einen Vorschuss bewilligen, erhalten Sie diese Summe ungefähr vier Wochen vor Beginn des Projekts. Nach Eingang und Durchsicht Ihrer Abrechnungsunterlagen erhalten Sie die restliche Fördersumme oder wir müssen gegebenenfalls eine Rückforderung an Sie stellen.